Information on the processing of personal data by ZPOW Vortumnus Sp. z o.o.

Who is this information addressed to?

This clause sets out the rules governing the processing of personal data of:

Customers and contractors;
Prospective customers;
Recipients of marketing content;
Persons acting on behalf of customers;

and is provided in accordance with the obligation arising from Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (Official Journal of the EU L 119, 2016, p. 1, as amended) – hereinafter referred to as the GDPR.

Controller’s details and contact information

The Controller, i.e. the entity responsible for ensuring the confidentiality of your personal data, is:

Zakład Przetwórstwa Owoców i Warzyw „Vortumnus” Sp. z o.o.

Address: Lisów 179, 38-242 Skołyszyn

Tel.: 13 44 913 00, email: iod@vortumnus.pl

Purpose and legal basis for data processing

Categories of data subjects	Purposes of processing	Legal basis
Customers and contractors	* Conclusion and performance of contracts, including order handling and complaint processing; * Issuance of invoices, accounting settlements, and payment of taxes; * Defence against and pursuit of potential claims; * Facilitating contact through the provision of additional data, such as instant messaging details.	* Performance of a contract (Article 6(1)(b) GDPR); * Tax law provisions, in particular the Act on Goods and Services Tax and the Accounting Act (Article 6(1)(c) GDPR); * The legitimate interest of the controller consisting in enabling the defense and pursuit of claims (Article 6(1)(f) GDPR); * Voluntary consent (Article 6(1)(a) GDPR).
Prospective customers	* Presentation of an offer for goods and services; * Establishing business cooperation; * Direct marketing; * Responding to submitted inquiries.	* The legitimate interest of the controller consisting in the ability to establish business relationships, present its offer at the request of a prospective customer, and respond to inquiries (Article 6(1)(f) GDPR); * Consent to the provision of commercial and marketing information by electronic means (Article 6(1)(a) GDPR).
Recipients of marketing content	* Direct marketing.	* Consent to the provision of commercial and marketing information by electronic means (Article 6(1)(a) GDPR).
Persons acting on behalf of customers and contractors	* Enabling the conclusion and performance of a contract with the entity on whose behalf the person acts.	* The legitimate interest of the controller consisting in the proper performance of business obligations and maintaining contact with representatives of customers and contractors in matters related thereto (Article 6(1)(f) GDPR) * Provisions of the Civil Code (Article 6(1)(c) GDPR)

Rights granted under the GDPR

Every individual has the right to:

Withdraw consent on the basis of which the data are processed;
Request from the Controller access to their personal data, rectification, erasure or restriction of processing, as well as the right to object to processing, and the right to data portability.

In order to exercise these rights, the Controller should be contacted in writing, by email or by telephone.

Right to lodge a complaint

Any individual whose data are processed by the Controller has the right to lodge a complaint regarding unlawful processing with the President of the Personal Data Protection Office (UODO) (information on how to lodge complaints: <https://uodo.gov.pl/pl/83/155>).

Data recipients

Data may be disclosed to entities ensuring the proper functioning of services such as the website or email delivery systems.

Customer and contractor data may be disclosed to cooperating law firms, accounting offices, debt collection agencies, accounting service providers, postal operators or courier companies.

Source of data and scope of disclosed data

The Controller shall obtain data directly from the data subjects.

However, data of persons acting on behalf of customers and contractors may be provided to the Controller within the content of concluded contracts or orders. The scope of such data includes first name, last name, position, place of work and business contact details.

The Controller may also obtain data from publicly available sources, such as the National Court Register (KRS), the Central Registration and Information on Business (CEIDG), or the white list of taxpayers, in order to establish business cooperation or verify the registration data of a customer or contractor. The scope of the data obtained corresponds to the scope of information publicly available in those registers.

Data retention period

Categories of data subjects	Data retention period
Customers and contractors	5 years following the end of the year in which the contract was completed, and in the case of pursuing claims, until such claims are satisfied or become time-barred; from the moment of establishing cooperation and concluding a contract, the data are processed as customer data. If no cooperation is established, the data will be deleted without undue delay, unless their retention is justified for the purpose of defense against claims, in which case they will be retained until such claims become time-barred.
Prospective customers	Until cooperation is established and a contract is concluded (from that moment, the data are processed as customer data). If no cooperation is established, the data will be deleted without undue delay, unless their retention is justified for the purpose of defense against claims, in which case they will be retained until such claims become time-barred.
Recipients of marketing content	Until the cessation of marketing communications, the lodging of an objection to such processing, or the withdrawal of consent.
Persons acting on behalf of customers and contractors	Data specified in contracts for 5 years following the end of the year in which the contract was completed. Data related to ongoing correspondence for a period of 3 years from receipt of the message. In the event that claims arise in connection with acting on behalf of a customer or contractor, until such claims are satisfied or become time-barred.

Voluntary provision of data

Categories of data subjects	Information on whether the provision of data is mandatory or voluntary
Customers and contractors	With regard to data necessary for the conclusion and performance of a contract, the provision of data is voluntary but necessary. Failure to provide such data will make it impossible to carry out this action. Data necessary for the issuance of an invoice must be provided by the contractor or customer in accordance with tax regulations. Failure to provide such data will make it impossible to issue an invoice.
Prospective customers	The provision of data is voluntary but necessary to establish cooperation or present an offer.
Recipients of marketing content	The provision of data is voluntary but necessary to receive information.
Persons acting on behalf of customers and contractors	With regard to data necessary for the conclusion of a contract, the provision of data is voluntary but necessary. Failure to provide such data will make it impossible to carry out this action. With regard to other data, their provision is voluntary and has no impact on cooperation with the customer or contractor.

Information on automated decision-making[1]

Your data shall not be subject to profiling or automated decision-making:

Not applicable

Information on transfers of data outside the European Economic Area

Not applicable

Do kogo skierowana jest informacja?

Klauzula opisuje zasady przetwarzania danych:

Klientów i kontrahentów;
Potencjalnych klientów;
Odbiorców treści marketingowych;
Osób działających w imieniu klientów;

i jest przekazywana zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 13 i 14 rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 2016 r. 119, s. 1 z późn. zm.) – dalej RODO.

Dane administratora i kontakt do niego

Administratorem, czyli odpowiadającym za zapewnienie poufności Pani/a danych jest:

Zakład Przetwórstwa Owoców i Warzyw „Vortumnus” Sp. z o.o.

Adres: Lisów 179, 38-242 Skołyszyn

Telefon: 13 44 913 00, e-mail: iod@vortumnus.pl

Cel i podstawy przetwarzania danych

Kategorie osób	Cele przetwarzania	Podstawa prawna
Klienci i kontrahenci	* Zawarcie i realizacji umów, w tym obsługa zlecenia i reklamacji; * Wystawienie faktury, rozliczenia księgowe, odprowadzenie podatku; * Obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń; * Ułatwienie kontaktu poprzez podanie dodatkowych danych, takich jak dane komunikatora internetowego.	* Zawarta umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); * Przepisy podatkowe, w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług, a także ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); * Prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest umożliwienie obrony oraz dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); * Dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Potencjalni klienci	* Przedstawienie oferty towarów i usług; * Nawiązanie współpracy biznesowej; * Marketing bezpośredni; * Udzielenie odpowiedzi na zadane pytania.	* Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest możliwość nawiązywania relacji biznesowych, przedstawiania swojej oferty na żądanie potencjalnego klienta oraz udzielania odpowiedzi na pytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); * Zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Odbiorcy treści marketingowych	* Marketing bezpośredni.	* Zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów	* Umożliwienie zawarcia i realizacji umowy z podmiotem, w imieniu którego działa ta osoba.	* Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest prawidłowe realizowanie zobowiązań biznesowych oraz kontakt z przedstawicielami klientów i kontrahentów w sprawach z tym związanych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) * Przepisy kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Prawa przysługujące na mocy RODO

Każdej osobie przysługuje prawo:

Wycofania zgody, na podstawie której dane są przetwarzane;
Żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

W celu skorzystania z przysługujących praw, należy skontaktować się pisemnie, mailowo lub telefonicznie z Administratorem.

Prawo złożenia skargi

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo złożenia skargi na niezgodne z prawem przetwarzanie do Prezesa UODO (Informacje dotyczące zasad składania skarg: <https://uodo.gov.pl/pl/83/155>).

Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom zapewniającym poprawne działanie usług takich jak strona internetowa, czy program do wysyłania poczty e-mail.

Dane klientów oraz kontrahentów mogą być udostępnione do współpracującej kancelarii prawnej, biura rachunkowego, firmy windykacyjnej, firmy księgowej, operatora pocztowego lub firmy kurierskiej.

Źródło danych i zakres udostępnianych danych

Administrator pozyskuje dane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.

Jednakże dane osób działających w imieniu klientów i kontrahentów mogą być przekazywane Administratorowi w treści zawieranych umów lub zleceń. Zakres takich danych to imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy oraz służbowe dane kontaktowe.

Administrator może także pozyskiwać dane z ogólnodostępnych źródeł, takich jak KRS, CEIDG czy biała lista podatników w celu próby nawiązania współpracy lub weryfikacji danych rejestrowych klienta/kontrahenta. Zakres pozyskanych danych jest zgodny z zakresem publicznie udostępnionych w tych rejestrach informacji.

Czas przechowywania danych

Kategorie osób	Czas przechowywania danych
Klienci i kontrahenci	5 lat po roku zakończenia umowy, a w przypadku dochodzenia roszczeń do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia czasu nawiązania współpracy i zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń.
Potencjalni klienci	Do czasu nawiązania współpracy i zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń.
Odbiorcy treści marketingowych	Do czasu zaprzestania przekazywania informacji marketingowych, zgłoszenia sprzeciwu na takie działanie lub wycofania zgody.
Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów	Dane wskazane w umowach do 5 lat po roku zakończenia umowy. Dane związane z prowadzoną korespondencją przez okres 3 lat po otrzymaniu wiadomości. W przypadku powstania roszczeń związanych z działaniem w imieniu klienta lub kontrahenta, do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia.

Dobrowolność podania danych

Kategorie osób	Informacja o obowiązku lub dobrowolności podania danych
Klienci i kontrahenci	W zakresie danych potrzebnych do zawarcia i realizacji umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania. Dane niezbędne do wystawienia faktury kontrahent lub klient ma obowiązek podać zgodnie z przepisami podatkowymi. Ich nie podanie uniemożliwi wystawienie faktury.
Potencjalni klienci	Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania współpracy lub przekazania oferty.
Odbiorcy treści marketingowych	Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania informacji.
Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów	W zakresie danych potrzebnych do zawarcia umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania. W zakresie innych danych ich podanie jest dobrowolne i nie ma wpływu na współprace z klientem lub kontrahentem.

Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji

Pani/a dane będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji:

Nie dotyczy

Informacja o transferze danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nie dotyczy